O cliente

A SUCESU-SP, sociedade civil sem fins lucrativos, representa os vários setores de Tecnologia da Informação e Comunicação.

O problema

Uma das práticas contínuas da SUCESU-SP é promover grande variedade de atividades para associados ou não, como: reuniões, palestras, cursos, seminários e congressos. Cada atividade é montada com grade temária própria e respectivos palestrantes. Também é necessário controlar inscrições e pagamentos, lotação de salas e auditórios, presença de participantes e alunos, etc.

As inscrições eram feitas por telefone sendo necessário call center para atender a demanda. Quando o evento era de grandes proporções, o congestionamento telefônico era certo. Ainda havia um pequeno formulário na internet que postava e-mail com as informações para que fossem cadastradas no sistema por algum funcionário interno.

Os pagamentos eram feitos por depósito, cartão de crédito com autorização via fax, ou pessoalmente no local do evento. Era necessário comprovar o pagamento por fax, gerando novos gastos e congestionamentos de linhas.

Para cada congresso e seminário, um hotsite era montado, sendo necessária a participação de um profissional do setor ou serviço terceirizado gerando assim, novos custos por atividade.

A necessidade

Todo processo de inscrição, pagamento, lotação de salas e controles diversos, inclusive financeiro, precisariam ser automatizados. Os custos com a criação de hotsites não deveria mais existir. A criação de uma nova atividade precisaria ser rápida a fim de diminuir o custo total por evento.

A solução

De início foi necessário construir uma estrutura com base de dados otimizada de modo que a demanda de consultas fosse suportada de forma simultânea tanto internamente quanto por participantes e alunos.

Em seguida, criamos um fomulário virtual integrado com o sistema de controle financeiro para que não houvesse qualquer retrabalho interno. Os participantes se autocadastram nas atividades, sendo automaticamente gerado um boleto com identificador individual, não sendo mais necessário comprovar o pagamento via fax. A partir desse momento não havia mais limites de atividades concorrentes. Para cada evento, um formulário virtual independente com informações próprias que aceita diversas requisições simultâneas sem queda de performance.

Por fim, criamos um sistema gerador de atividades, permitindo que todo processo de criação de um evento fosse automático. Então, os hotsites passaram a ser criados automaticamente com todas as respectivas informações, programação temária, palestrantes, data, local e fomulário virtual. Basta ao responsável da atividade administrar o sistema.